Spisová služba je soubor činností a technických a věcných prostředků vedoucích ke správě dokumentů. Spisová služba zajišťuje odbornou správu elektronických, listinných, i předmětových dokumentů. Jedná se o správu dokumentů doručených i vlastních. Správa dokumentů probíhá po dobu celého životního cyklu dokumentu.

Aplikace open-source spisové služby vznikla jako společný projekt organizace OSS Alliance a Ministerstva vnitra ČR s cílem nabídnout obcím a městům v ČR otevřený systém pro splnění zákonných povinností týkajících se vedení spisové služby.

Při vývoji aplikace autoři důsledně dbali na dodržování standardů ISVS, na bezpečnost dat proti ztrátě či zneužití a samozřejmě na jednoduchost uživatelského rozhraní. Díky tomu nečiní ovládání aplikace problémy ani úplným začátečníkům. Celý systém je koncipován tak, aby se zamezilo opakovanému zadávání stejných informací.

Aplikace open-source spisová služba pro veřejnou správu je výkonný nástroj pro vedení spisové agendy organizací veřejné správy v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a vyhláškou č. 259/2004 Sb. O podrobnostech výkonu spisové služby, vyhláškou č. 213/2012 Sb., kterou se mění vyhláška č. 645/2004 Sb., a kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a v neposlední řadě Národní standard pro elektronické systémy spisové služby, který stanovuje základní požadavky na funkce těchto systémů a vytváří sjednocující parametry pro výkon spisové služby vztahující se k dokumentům v digitální podobě.

Aplikace je určena především veřejné a státní správě - městům, obcím, archivům a dalším institucím. Nicméně jde o open-source aplikaci a používat ji mohou i jiné subjekty v rámci ČR i zahraničí.

Samotná aplikace je šířena pod licencí EUPL a za používání aplikace neplatíte žádné poplatky. Navíc můžete program libovolně upravovat dle vlastních potřeb, dále jej rozšiřovat nebo napojovat na vaši stávající IT infrastrukturu. Pokud budete potřebovat další služby jako je školení, konzultace, můžete se na nás obrátit.

Demo verzi můžete vyzkoušet zde
Přihlašovací údaje jsou demo/demo

Hlavní vlastnosti a funkce spisové služby

• E-podatelna - příjem a evidence z emailové schránky
• E-podatelna - příjem a evidence z datové schránky
• Neomezený počet uživatelů
• Spojování dokumentů
• Evidence a historie dokumentů
• Transakční protokol
• On-promise řešení